Helsingin palkanmaksu joutui kaaokseen, koska kenelläkään ei ollut valtaa ja vastuuta viedä muutos onnistuneesti läpi – Yle seuraa suorana

Helsinkiä jo vuoden ajan piinanneen palkkakaaoksen syitä ja tämänhetkistä tilannetta valotetaan tänään keskiviikkoaamuna, kun kaupunki julkaisee asiaa käsittelevän ulkoisen selvityksen tulokset.

Pormestari Juhana Vartiainen (kok.) tilasi selvityksen viime syksynä.

• Selvityksen tuloksia esitellään tänään Helsingin kaupungintalolla. Yle näyttää tiedotustilaisuuden suorana – voit seurata lähetystä tämän jutun pääkuvaa klikkaamalla.

Helsinki siirtyi keväällä 2022 uuteen palkkajärjestelmään, jonka käyttöönotossa ilmeni kuitenkin ongelmia. Muutoksen jälkeen Helsingin työntekijöiden palkanmaksussa on ollut tuhansia virheitä ja työntekijät ovat jääneet jopa kokonaan ilman palkkaa.

Palkkasotkun selvittäminen oli maksanut kaupungille tähän mennessä reilut neljä miljoonaa euroa. Tilattu selvitys maksoi 45 000 euroa.

Muutosta ei johtanut mikään selkeä taho

Selvitystä ja sen johtopäätöksiä Helsingin kaupungintalolla esittelivät keskiviikkona konsultti Johan Matinmikko selvityksen toteuttaneesta konsulttiyritys Valor Partnersista sekä pormestari Vartiainen.

Selvityksessä tunnistettiin hankkeen osalta neljä keskeistä ongelmaa sekä niiden johdosta kolme keskeistä johtopäätöstä tarvittavien tulevaisuuden kehityskohteiden osalta.

– Projektissa ei ollut yhtä tahoa, jolla olisi ollut valta, vastuu ja välineet viedä tämä muutos onnistuneesti läpi, konsultti Johan Matinmikko sanoo.

Hanke oli organisoitu siten, että kaupungin henkilöstöosastolla oli vastuu sisällöstä ja digitalisaatioyksiköllä vastuu hankkeen budjetista. Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitoksen (Talpa) osalta projektissa oli mukana järjestelmätiimi, mutta ei esimerkiksi palkkahallintoa.

Järjestäytyminen ei antanut hankkeelle riittäviä välineitä onnistumiseen, kaupungin tiedotteessa kerrotaan (siirryt toiseen palveluun).

Sarastian järjestelmä oli koko ajan äärirajoilla

Kun hanketta lähdettiin edistämään, huomattiin erityisesti teknisiä riskejä, mikä muodostui lopulta suureksi ongelmakokonaisuudeksi.

– Sarastian järjestelmätoimittajan toimituskyky ja osaltaan myös järjestelmäominaisuudet olivat koko ajan äärirajoilla suhteessa Helsingin volyymiin, monimutkaisuuteen ja tarpeisiin, konsultti Johan Matinmikko sanoo.

Tähän reagoitiin uudistamalla johtamismallia syksyllä 2021, mutta tästä huolimatta aikataulu oli tiukka, eikä kaikkia teknisiä haasteita ehditty ratkaisemaan ennen käyttöönottoa. Myös toimittajan kyky reagoida ilmenneisiin haasteisiin oli rajallinen, selvityksestä ilmenee.

– Järjetelmä jouduttiin ottamaan osin keskeneräisenä, mistä syntyi virheitä.

Hankkeessa ei myöskään reagoitu muutoksen todelliseen laajuuteen riittävällä tavalla, selvitys osoittaa. Myöskään palkanlaskennan operatiivista työtä tekevä Talpa ei ollut prosesseiltaan, johtamismalliltaan tai kulttuuriltaan muutoksen edellyttämällä tasolla.

Muutoksen ja käyttöönoton aikaisessa johtamisessa oli puutteita ja käyttöönotto suunniteltiin ja resursoitiin puutteellisesti, selvityksessä havaittiin. Virheellisiä palkkoja meni korjaamattomina maksuun ja ongelmat kumuloituivat.

Selvityksen mukaan käsipareja oli, mutta liikelaitoksen johtaminen ja ohjaaminen oli puutteellista.

Selvityksen suosituksia on ryhdytty toteuttamaan

Ongelmia syntyi siis useissa kriittisissä kohdissa hanketta: jo ennen käyttöönottoa, sen aikana ja käyttöönoton jälkeen, konsultti Johan Matinmikko summaa.

Johtopäätöksenä selvityksessä tunnistetaan, että jatkossa isot hankkeet tulee vastuuttaa selkeästi ja niitä tulee johtaa suoraviivaisemmin.

– Kuten esityksestä ilmenee, valitettavasti minkään yksittäisen ongelman ratkaisu ei olisi taannut onnistumista tässä monimutkaisessa kokonaisuudessa. Virheitä toki tehtiin useita ja monen tahon toimesta, ja liian monessa kohtaa arvio tilanteesta oli puutteellinen, sanoo pormestari Juhana Vartiainen.

Pormestarina hän vakuuttaa olevansa sitoutunut ratkomaan kaikki raportissa kerrotut asiat ja ongelmat.

– Voin vakuuttaa, että paljon olemme onneksi näistä johtopäätöksistä ja suositetuista toimenpiteistä tehneetkin palkkakriisin hoidossa. Tämä on auttanut tilanteen saamisessa hallintaan, vaikka valmista ei tietysti ole ennen kun ihmiset voivat todella luottaa siihen että palkka tulee oikein ja oikeana päivänä, Vartiainen sanoo.

Ongelmia on ratkottu jo vuoden verran

Tällä hetkellä virheiden osuus palkkalaskelmissa on alle viisi prosenttia kaikista palkoista.

Palkanlaskennan vakauttamishankkeen johtaja Kirsti Laine-Hendolin kertoi Ylelle helmikuussa, että palkkasotku pyritään selvittämään kevään loppuun mennessä. Tuolloin käsittelyssä oli yli viisituhatta palkkavirhettä.

Kaupungin mukaan hankkeen vastuutusta ja johtamista selkeytettiin viime lokakuussa, kun palkanmaksun uudistuksen vakauttamishankkeelle asetettiin täysipäiväinen hankejohtaja, jolla on vastuullaan myös hankkeen budjetti.

Selvityksen mukaan tämä auttoi ongelman saamisessa hallintaan, ja hanketta myös resursoitiin riittävästi, mikä mahdollisti korjaavien toimenpiteiden tekemisen. Myös kaupungin sisäistä johtamismallia ja toimintatapoja selkeytetään, kaupungin tiedotteessa todetaan.

Poliisi päätti aiemmin tänä vuonna, ettei Helsingin poikkeuksellisista palkanmaksuongelmista aloiteta esitutkintaa.

Kritiikkiä on vuoden aikana herättänyt myös tapa, jolla järjestelmä aikoinaan hankittiin.

Oikeusoppineet kertoivat viime kesänä, että palkanmaksujärjestelmä Sarastian hankinnassa on ollut juridisia ongelmia. Heidän mukaansa Helsinki vähintään kiersi hankintalakia ja on tulkinnanvaraista, olisiko kaupunki ylipäätään saanut tehdä hankinnan Sarastialta ilman kilpailutusta.

Päivitämme tätä uutista tiedotustilaisuuden aikana.

Voit keskustella aiheesta torstaihin 13. huhtikuuta kello 23:een asti.